Compliance durch Signaturworkflows mit SIGNificant
Wer kennt sie nicht, die vielen unternehmensinternen Prozesse, die aus Gründen der Compliance (Basel II, SOX etc.) eine Vielzahl von Unterschriften benötigen. In den meisten Fällen noch papierbasiert, in manchen Fällen schon online, z.B. durch signierte Emails realisiert, ist allen gemeinsam, dass schnell die Übersicht über geleistete Unterschriften, Vertretungen etc. verloren geht.
Ab sofort lassen sich alle unterschriftbasierten Workflows, z.B. Unterschriftenumlauf im Unternehmen in einfacher, einheitlicher Weise mit SIGNificant elektronisch abbilden, ohne die Anwender in ihrer Freiheit einzuschränken.
Wie funktioniert SIGNificant?
- SIGNificant Inbox
Sämtliche Dokumente werden wie bisher am Rechner erstellt, statt sie dann für die Vorlage und Unterzeichnung auszudrucken und in den Umlauf zu geben, werden Sie über den Webbrowser mit einer grafischen Benutzeroberfläche in das online System SIGNificant eingespielt. Dort werden die eingespielten Dokumente für den Signatur-Workflow aufbereitet.
Der Eigentümer des Dokumentes spezifiziert die für das Dokument benötigten Unterschriften. Zum einen legt er fest, wer bzw. welche funktionale Rolle das Dokument wo unterschreiben muss, zum anderen gibt er eine Reihenfolge und einen Zeitpunkt vor, bis zu dem die Unterschrift geleistet werden muss. Nach diesen Vorbereitungen, die sich bei wiederkehrenden Dokumenten z.B. Urlaubsanträgen, Reisekostenabrechnungen, Lieferungseingängen etc. automatisieren lassen, wird das Dokument "zirkuliert“, d.h. den entsprechenden Personen zur Unterschrift "vorgelegt“.
- Signatur Dialog
Konkret erhalten die spezifizierten Unterzeichner in der Reihenfolge der zu leistenden Unterschriften eine E-Mail mit dem Hinweis, dass ein Dokument zur Unterzeichnung vorliegt. Durch Klick auf den in der Mail enthaltenen Link kommt der Unterzeichner direkt in seine "Inbox“ mit dem zu unterzeichnenden Dokument. Nach der Kenntnisnahme durch den Unterzeichner wird das Dokument auf einem Signaturtablett (alternativ z.B. auch auf dem Tablett-PC) mit einer handschriftlichen Unterschrift unterzeichnet. Selbstverständlich kann neben der Signatur noch ein Kommentar, der Grund der Unterzeichnung und der Ort mit eingegeben werden. Beim Einbinden der elektronischen Signatur in das Dokument wird außerdem noch der Signaturzeitpunkt vermerkt. Nachdem alle Signaturen im Dokument geleistet wurden, wird das Dokument wieder dem Eigentümer zur Verfügung gestellt. Dieser kann es nun gemäß den Bestimmungen weiterverarbeiten, d.h. versenden, archivieren etc.
Die mit SIGNificant geleisteten Signaturen werden bei Verwendung des im SIGNificant System integrierten Pen-FLow® Servers mit den dort bei der intitialen Authentifizierung hinterlegten biometrischen Unterschriften verglichen, um die Identität des Unterzeichners zweifelsfrei belegen zu können. Damit wird auch der Revisisionssicherheit der Unterschriftsprozesse Rechnung getragen.
