PDF Formulare für Daten-Workflows im Unternehmen nutzen
- Formulardatenmanagement mit dem Formular-Server 4business von Form-Solutions.
Um Daten systematisch zu erfassen, kommen Datenerfassungsmasken in Form von Formularen zum Einsatz. Neben der Bezeichnung des Hinweistextes, können ergänzende Hilfetexte oder Grafiken integriert werden. Für sogenannte elektronische Formlare, die ggf. auch in ausgedruckter Form ausgefüllt werden können haben sich Formulare auf der Basis von PDF (PDF-Formulare)durchgesetzt.
Bei der Bearbeitung von PDF Dokumenten gibt es eine Trennung nach Anwendungen, die PDF Dokumente erstellen und modifizieren können (PDF-Writer etc.) und nach Anwendungen, die PDF-Dokumente anzeigen können (PDF-Reader/Viewer). Letztere erlauben i.A. auch das Ausfüllen von PDF-Formularen, haben aber die Eigenheit, dass sie das Speichern und Laden von PDF-Formulardaten nicht erlauben.
Mit dem Form-Solutions 4business Formular-Server steht eine flexibel zu integrierende Formular Verwaltungszentrale für Unternehmen bereit, die insbesondere mit dem weit verbreiteten, kosenlosen Adobe® Acrobat Reader als Frontend für die Benutzer zusammenarbeitet. Die von den Benutzern, d.h. den Mitarbeitern oder Kunden, eingegebenen Daten werden von dem e-Form Server entgegengenommen und weiterverarbeitet.
Als Weiterverabeitungsoptionen für die Formulardaten bietet sich insbesondere die Weiterleitung an den/die entsprechenden Sachbearbeiter an, dies kann beispielsweise per Email geschehen. Aber auch die automatisierte Datenverarbeitung durch den e-Formular-Server ist möglich. Die Daten können in einer Datenbank abgelegt werden und über vom Formular-Server angestoßene Prozesse beispielsweise in XML verpackt weiterverarbeitet bzw. -geleitet werden.
Formulare, die mit dem Formular-Server zum Download bereitgestellt werden, zeichnen sich durch zusätzliche, in das Formular integrierte Schaltflächen aus. Je nach Konfiguration des Formulars wird damit das lokale Zwischenspeichern des Dokumentes auf dem Arbeitsplatz möglich. Somit verbleibt dem Absender eines Formulares automatisch eine elektronische Kopie der versandten Daten.
Auch für den Sachbearbeiter, der in seine Formulare häufig wiederkehrende Daten eintragen muss, bietet der Form-Solutions 4business Formular-Server Vorteile. Bei geeigneter Formularkonfiguration ist es dem Sachbearbeiter möglich, gespeicherte, partielle Eingaben wieder in ein leeres Formular zu laden (z.B. seine Daten als ausführender Sachbearbeiter) und sich somit eine erneute Eingabe zu ersparen.
Die unter VisiSeal.com erhältlichen Server-Produkte im Umfeld PDF-Formulare:
- Form-Solutions 4business Formular-Server
- OfflineForms Server
- SIGNificant Server
- Signatur Server
