Formularbasierte Datenerfassung im Unternehmen oder Amt
Die Erfassung strukturierter Daten erfolgt seit je her über Formulare. Waren diese ursprünglich noch papierbasiert, wurden sie in jüngerer Zeit mehr und mehr durch elektronische Eingabemasken abgelöst. Mit dem portablen Dokumentenformat PDF ist eine Brücke geschlagen zwischen den herkömmlichen, papierbasierten Formularen und den elektronischen Eingabemasken. Vom Look and Feel her ähnlich einem Papierformular, nutzt es trotzdem die zentralen Vorteile der elektronischen Welt. Am Rechner ausgefüllte PDF-Formulare sind hinsichtlich der eingegebenen Formulardaten immer lesbar, was von manchen "mit der Hand in Großbuchstaben" ausgefüllten Papierformularen nicht immer gesagt werden kann. Des Weiteren bringen die Formulare – bei entsprechend fortgeschrittener Nutzung – die Möglichkeit der direkten Eingabevalidierung mit. Für alle Eingabefelder können erlaubt Datenformate definiert werden und ggf. Vorgaben gemacht werden. Wird das Formular am Rechner ausgefüllt, erfolgt automatisch beim Drücken der Eingabetaste die Überprüfung des ausgefüllten Formularfeldes. So werden Fehleingaben direkt beim Ausfüllen verhindert und eine deutlich höhere Datenqualität sichergestellt. Das fertig ausgefüllte PDF-Formular kann – bei Verwendung der entsprechenden Technik noch vor dem Versand durch den Ausfüllenden elektronisch signiert, d.h. unterschrieben werden. Je nach Einsatzgebiet können Unterschriftentabletts, Smartcards oder sonstige Signatureinheiten genutzt werden. Die fertig ausgefüllten, mit rechtsverbindlichen, nachprüfbaren Unterschriften versehenen Formulare können abschließend zur elektronischen Weiterverarbeitung an die das Formular ausgebende Organisation übermittelt werden. Dies kann sowohl durch den Versand des vollständigen, ausgefüllten Formulars wie auch durch den Versand von lediglich den eingetragenen Formulardaten (ggf. inkl. Signatur) per Email oder durch einen web-basierten Upload geschehen. Die so übermittelten Formulardaten stehen in hoher Qualität für die Weiterverarbeitung in der Organisation zur Verfügung. So können beispielsweise Antragsdaten nach Überprüfung durch den entsprechenden Sachbearbeiter zur Erstellung von Ausweisen, die Genehmigung von Anträgen, die Bestellung von Gütern etc. genutzt werden. Auch die automatisierte Weiterverarbeitung, d.h. das Speichern in einer Datenbank, den Anstoß für die Daten definierter Prozesse etc. sind üblich.
Mehrwert durch den Einsatz von Form-Solutions 4business
Mit dem unter visiseal.com erhältlichen Form-Solutions 4business Server verläuft die Verwaltung und Publikation von PDF-Formularen an einer zentralen Stelle der Organisation. Die über ein Web-Interface zugängliche Nutzerschnittstelle erlaubt das Einspielen, Anzeigen und Löschen von PDF-Formularen. Diese werden von dem Formular-Server nach den Vorgaben des Formulareigentümers konfiguriert. So können mit dem dem 4business Server die Formulare so aufbereitet werden, dass sie auch im kostenlosen Adobe® Reader mitsamt der eingegebenen Formulardaten gespeichert werden können. Auch das Laden bereits abgespeicherter, (teil-)ausgefüllter Formulare ist jederzeit möglich. Für den Nutzer / Kunden, der das Formular ausfüllen muss, stellt dies einen erheblichen Vorteil gegenüber der Standard PDF-Formulare dar, die mit dem Adobe® Reader in ausgefüllter Form nur gedruckt werden dürfen. Bereits eingegebene Daten lassen sich den Standard-PDF-Formularen nicht speichern – die Formulare müssen immer in einem abgeschlossenen Vorgang ausgefüllt und versandt werden. Anders beim 4business-Server: die speziell aufbereiteten Formulare können teilsausgefüllt auf dem Client gespeichert werden. Nachdem ggf. noch fehlende Informationen vom Nutzer zusammengetragen wurden, kann dieser das teilausgefüllte Formular laden und die noch fehlenden Daten ergänzen. Speichert der Nutzer das Formular vor bzw. nach dem Versand, behält er eine elektronische Kopie der versandten Daten und kann diese ggf. beim erneuten Ausfüllen des Formulars als Vorlage nutzen.
Die einstellbaren Funktionen zum Speichern, Laden, Versenden und Signieren der Formulardaten zusammen mit den ebenfalls durch den Form-Solutions 4business Server konfigurierbaren Sicherheitsoptionen (Dateiverschlüsselung, Text kopieren verbieten, Ausdruck nur in niedriger Qualität etc.) liefern eine flexible Basis für eine effiziente Erfassung strukturierter Daten.
Weiterführende Links
